Moet de notulist zich blauw schrijven?

Het is weer de tijd van het jaar. Lente, dat ook, maar ook de periode waarin de meeste jaarvergaderingen worden gehouden. Waarom is dat?

Op grond van de wettelijke en statutaire verplichtingen is het bestuur van een vennootschap verplicht ten minste één maal per jaar verantwoording en rekenschap af te leggen aan de aandeelhouders tijdens de jaarlijks terugkerende algemene vergadering van aandeelhouders. Daartoe roept het bestuur, op de wijze zoals dat in de statuten is voorgeschreven, de aandeelhouders in vergadering tezamen.

Het bestuur moet de jaarrekening binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar opmaken en ter vaststelling overleggen aan de aandeelhouders. De aandeelhouders hebben vervolgens twee maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening. Normaal gesproken is dit dus uiterlijk per 31 juli. Bij maximaal uitstel is dit uiterlijk per 31 januari van het volgende jaar. Vervolgens moet de vastgestelde jaarrekening binnen acht dagen na de vaststelling worden gedeponeerd bij de KvK.

Opvallend is dat er geen wettelijke regeling bestaat die het notuleren van een algemene vergadering verplicht. Toch wordt een dergelijke plicht dikwijls in de statuten van een vennootschap opgenomen. Hoeveel dient er daadwerkelijk in de notulen te worden vermeld? Alleen de besluiten of ook de discussies die aan het besluit zijn voorafgegaan? Als de discussies ook moeten worden opgenomen, volstaat dan een samenvatting of moet het een woordelijk verslag zijn?

In de juridische literatuur wordt aangenomen dat de notulen 'een zakelijk verslag in schriftelijke vorm van het ter vergadering behandelde' bevatten. Hieronder valt de besluitvorming, bijvoorbeeld in het geval een voorgesteld besluit wordt verworpen, alsmede gegevens aan de hand waarvan kan worden beoordeeld of het nemen van een besluit mogelijk was. Dit laatste bijvoorbeeld in het kader van een voor besluitvorming vereiste gekwalificeerde meerderheid. De notulen hoeven niet een woordelijk verslag te geven van de beraadslaging, al wordt een samenvatting hiervan wel wenselijk geacht volgens de meeste schrijvers. De vraag of een besluit daadwerkelijk (rechtsgeldig) is genomen, hangt echter niet af van het vaststellen van de notulen. Het kan in die zin slechts als bewijsmiddel dienen. Ook in de parlementaire geschiedenis wordt aangenomen dat notulen 'slechts een schriftelijk bewijsstuk zijn van hetgeen op een vergadering is voorgevallen'.

Kortom, de notulist moet wel opletten maar kan veelal volstaan met een zakelijke samenvatting van het besprokene. Indien niemand daar waarde aan hecht, kan zelfs volstaan worden met alleen de weergave van de aangenomen en verworpen besluiten. Hij hoeft zich dus niet blauw te schrijven. Wel dient de aandeelhouder de opgemaakte notulen goed te lezen. Indien deze onjuistheden bevat kan de aandeelhouder daar gedurende een beperkte periode bezwaar tegen maken. Indien hij dat nalaat, wordt aangenomen dat de notulen juist en volledig zijn.

Overigens geldt voor het bestuur van een vennootschap wel de verplichting aantekening te houden van de genomen besluiten. Dit houdt het maken van een zogeheten besluitenlijst in. Als deze aantekeningen van invloed zijn op rechten en verplichtingen van de vennootschap vallen deze onder de bewaarplicht voor het bestuur. Hier dient de notulist dus meer op te letten en van het besprokene zorgvuldig en juist aantekeningen te houden.

De crisis rechtvaardigt niet dat van de cao mag worden afgeweken ook al gaan de medewerkers akkoord

Een groot automobielbedrijf kampte met bedrijfseconomische problemen. Het bedrijf wilde al het mogelijke in het werk stellen om gedwongen ontslagen en sluiting van vestigingen te voorkomen. Op zich een nobel streven. In samenspraak met de medewerkers had het bedrijf gekeken naar kostenbesparende maatregelen. Eén van de voorgestelde maatregelen was om tijdelijk onbetaald overwerk te verrichten.

De werkgever had haar medewerkers per brief ingelicht over de voorgenomen maatregelen. Aan alle medewerkers was gevraagd of zij bereid waren om onbetaald overwerk te verrichten. Bijna alle medewerkers hebben de brief die zij van de werkgever hadden ontvangen voor akkoord ondertekend. Op de arbeidsovereenkomst was de CAO Metaal en Techniek, het Motorvoertuigen- en het Tweewielerbedrijf van toepassing. Deze cao is een minimum-cao, waardoor afwijking ten nadele van de medewerker niet was toegestaan. Zo bevatte de cao de bepaling dat een medewerker niet kon worden verplicht langer te werken dan zijn dienstrooster bepaalde. Daarnaast was in de cao geregeld hoe overwerk moest worden vergoed. De vraag was of de werkgever een dergelijke van de cao afwijkende afspraak met de medewerkers had kunnen maken. Het merendeel van de medewerkers was wel bereid daarvan afstand te doen.

FNV Bondgenoten als partij bij de cao en daardoor belanghebbende bij handhaving van de cao, vond dat met de afspraak die de werkgever met de medewerkers had gemaakt in strijd met de cao werd gehandeld. Daar de werkgever niet vrijwillig bereid was deze afspraak teniet te doen, heeft FNV Bondgenoten de kantonrechter in Tilburg onder meer verzocht te oordelen dat de werkgever de met de medewerkers gemaakte afspraak niet had kunnen maken. Daarnaast heeft FNV Bondgenoten de kantonrechter verzocht de werkgever te veroordelen tot betaling van immateriële schadevergoeding gelet op de door haar geleden imagoschade en verlies van vertrouwen en prestige, omdat het FNV Bondgenoten niet gelukt was nakoming van de cao buiten de rechter om, af te dwingen.

De kantonrechter in Tilburg heeft op 2 november 2011 uitspraak gedaan. De kantonrechter heeft onder meer geoordeeld dat afwijking van deze cao niet was toegestaan. In artikel 12 Wet CAO is immers uitdrukkelijk bepaald dat elk beding tussen een werkgever en een werknemer dat strijdig is met een cao door welke zij gebonden zijn nietig is en dat in plaats van dat beding de cao-bepaling geldt. De tijdelijke niet-uitbetaling van het overwerk was in strijd met de cao en bovendien niet in het voordeel van de medewerkers. Met de tussen de werkgever en de medewerkers schriftelijk gemaakte afspraak over het tijdelijk niet-uitbetalen van het overwerk kon dan ook niet worden afgeweken van de cao. Het automobielbedrijf diende alsnog de cao na te komen. Zij diende het loon te betalen vermeerderd met rente en wettelijke verhoging van 25%. De veronderstelde kostenbesparingen kwamen hierdoor in een geheel ander daglicht te staan. Daarnaast oordeelde de kantonrechter in Tilburg dat het automobielbedrijf een bedrag van Euro 5.000 aan FNV Bondgenoten diende te betalen voor de geleden imagoschade en verlies van vertrouwen en prestige.

Ondanks dat er sprake is van serieuze bedrijfseconomische problemen en de medewerkers bereid zijn af te zien van een loonbetaling waarop zij aanspraak hebben ingevolge de minimum-cao die van toepassing is, zal die bereidheid toch niet kunnen worden omgezet in de afspraak dat de werkgever die loonbetaling niet hoeft te verrichten. Erger nog, het kan de werkgever nog duur komen te staan als een rechter over de geldigheid van deze afspraak een oordeel moet geven.

Zieke werknemer procedeert om vakantiedagen en wint

De wetgeving met betrekking tot vakantiedagen is per 1 januari 2012 aangepast. Dit was nodig omdat de Nederlandse wetgeving niet bleek te kloppen met het Europese recht. Een gedupeerde werknemer heeft de Nederlandse Staat met succes aansprakelijk gesteld voor niet ontvangen vakantiedagen.

In de oude Nederlandse regels rond opbouw van vakantiedagen stond dat een zieke werknemer alleen over de laatste zes maanden van zijn ziekte vakantiedagen opbouwt. Een werknemer die fulltime werkt, heeft wettelijk recht op 20 vakantiedagen per jaar. In twee jaar tijd bouwt hij dus 40 vakantiedagen op, maar tijdens arbeidsongeschiktheid zijn dat maar 10 dagen. Het recht op opbouw van vakantie is gebaseerd op een Europese Richtlijn die elk land moet omzetten in nationale wetgeving. De Europese rechter heeft in januari 2009 uitgesproken dat het recht op jaarlijkse vakantie met behoud van loon een bijzonder belangrijk Europees rechtsbeginsel is. Daarom moet de Richtlijn volgens de rechter zo worden toegepast dat ook bij ziekte volledige aanspraak op opbouw blijft bestaan. Geen 10 dagen maar gewoon 40 dagen dus, net als bij gezonde werknemers.

Gevangenisstraf geëist vanwege illegale sloop asbestschuur

Het Functioneel Parket heeft recent voor de rechtbank Den Haag tot een half jaar gevangenisstraf geëist tegen twee verdachten voor het illegaal slopen van een schuur in Schipluiden waarin zich asbest bevond. Dat gebeurde in juni 2010. Verdachten hebben volgens het Openbaar Ministerie de mensen in de directe omgeving van de schuur op volstrekt onaanvaardbare manier blootgesteld aan ongebonden asbestvezels: "Niet ondenkbaar is dat verdachten anderen de levenslange angst hebben bezorgd dat zij een dodelijke asbestgerelateerde ziekte kunnen ontwikkelen" zei de officier van justitie op zitting.

De 46-jarige verdachte uit Schipluiden is de eigenaar van de schuur die gesloopt werd. Hij gaf de 24-jarige verdachte uit Doetinchem opdracht de schuur te slopen. Die sloopte de schuur samen met een werknemer. In de schuur zaten grote hoeveelheden asbest. Zo zat er een golfplaten dak op de schuur. Asbest mag vanwege de gevaren voor de volksgezondheid alleen door gecertificeerde bedrijven worden verwijderd. Dit sloopbedrijf was niet gecertificeerd. Voor de sloop van de schuur was geen sloopvergunning aangevraagd. Ook was er geen asbestinventarisatierapport, waarin de hoeveelheid asbest en de daaraan verbonden risico's geanalyseerd werden.

Geen plicht tot doorbetaling zieke flexkracht

Werkgevers hoeven toch niet twee weken lang het loon door te betalen als hun flexkrachten ziek worden. Minister Henk Kamp (Sociale Zaken) heeft dit uit zijn plan voor een strengere Ziektewet geschrapt. Bazen gaan nog wel een hogere premie betalen naarmate ze meer mensen in de Ziektewet laten stromen.

Vorig jaar kondigde de minister een forse aanscherping van de Ziektewet aan. Hij zei toen ook het ziekengeld voor uitzendkrachten en andere flexwerkers te gaan beperken. Deze werknemers zonder vaste werkgever krijgen nog drie maanden een uitkering van 70 procent van hun laatst verdiende loon. Tenzij iemand 5 jaar of langer aan het werk is, wordt daarna het ziekengeld teruggebracht tot maximaal 70 procent van het minimumloon. Dat is gelijk aan de bijstand.

Volgens Kamp zijn zowel meer prikkels nodig voor zieke flexwerkers als voor hun tijdelijke werkgevers en uitzendbureaus om het hoge ziekteverzuim aan te pakken. Vorig jaar wees hij er nog op dat mensen in de Ziektewet gemiddeld vijf keer langer ziek zijn dan werknemers in vaste dienst. Ook belanden ze vaker in regelingen voor arbeidsongeschiktheid.

Volgens de minister is de aanpak van de Ziektewet achtergebleven sinds de hervorming van de WAO tot de WIA en de invoering van twee jaar loondoorbetalingsplicht voor werkgevers bij verzuim van vast personeel. Wegens het succes hiervan, wilde Kamp werkgevers ook bij zieke flexwerkers verplichten het loon door te betalen. Maar dit stuitte onder meer op verzet van de uitzendbranche. Ook de Raad van State had kritiek.

Tijdelijke aanpassing werktijden na ouderschapsverlof mogelijk

Een werknemer die het recht op ouderschapsverlof volledig heeft gebruikt, kan de werkgever verzoeken om tijdelijke aanpassing van het werkpatroon in verband met de zorg voor het kind. Het verzoek moet drie maanden voor afloop van het verlof bij de werkgever worden ingediend. De werkgever is verplicht uiterlijk vier weken voor de afloop van het ouderschapsverlof hierop te beslissen.

Dit is het gevolg van de implementatie van een Europese richtlijn. Dezelfde richtlijn heeft geleid tot wijziging van de Wet arbeid en Zorg: het is een werkgever niet toegestaan een werknemer die ouderschapsverlof opneemt of wil opnemen te benadelen.

Verhoging griffierechten van de baan

De Raad voor de rechtspraak heeft met instemming kennis genomen van het feit dat de griffierechten (het toegangskaartje voor de rechter) niet worden verhoogd. Daartoe besloten VVD, CDA, GroenLinks, D66 en de ChristenUnie eind april.

Het Wetsvoorstel verhoging griffierechten lag bij de Tweede Kamer. Het idee van het kabinet was een gang naar de rechter ‘meer kostendekkend’ te maken. Als het wetsvoorstel zou zijn aangenomen, zou het aanspannen van een zaak bij de rechter fors duurder zijn geworden. Het kabinet hoopte met het voorstel 240 miljoen euro te besparen.

Handtekening onder sneller en effectiever bestuursrecht

Een sneller en effectiever bestuursrecht. Dat beogen de Rechtspraak en diverse organisaties met het ondertekenen van een intentieverklaring op donderdag 26 april in Den Haag. Sinds 1 januari van dit jaar werken bestuursrechters bij de meeste rechtbanken volgens een efficiëntere methode: de nieuwe zaaksbehandeling. Rechtszaken worden sneller afgehandeld, rechters proberen het conflict bij de bron op te lossen en uitspraken zijn beter op maat. In het verleden waren burgers, bedrijven en organisaties nogal eens ontevreden over de langdurige procedures en het geringe praktische gehalte van het bestuursrecht. De nieuwe zaaksbehandeling moet hier verbetering in brengen.

In proefprojecten met de nieuwe werkwijze bij vier rechtbanken bleek dat rechtszaken sneller werden afgehandeld en de klanttevredenheid steeg. De sector bestuursrecht van de rechtbank Utrecht, die al sinds 2010 volgens de nieuwe zaaksbehandeling werkt, rondt nu gemiddeld in vijf á zes maanden zaken af, twee keer zo snel als voorheen. Ook het percentage zaken waarin direct ter zitting uitspraak wordt gedaan, is in Utrecht substantieel gestegen. Dat conflicten beter bij de bron worden opgelost, blijkt uit de daling van het aantal zaken in hoger beroep.